Ввод данных

Услуга предназначена для любой организации, создающей собственный архив электронных документов или уже пользующейся им в работе.

• На этапе создания архива ввод данных является одним из важнейших этапов – отсканированные электронные копии вводятся в архив, верифицируются и заносятся в список документов;
• В процессе поддержания работоспособности архива он пополняется новыми документами, которые, как и на начальном этапе создания архива, нужно отсканировать, а потом обработать уже в электронном виде.

Как правило, ввод данных в архив осуществляется с определённой периодичностью на договорной основе – по мере накопления нуждающихся в оцифровке и обработке для ввода в архив документов. При этомвводом занимаются либо сотрудники организации, либо услуга ввода данных предоставляется сторонней компанией – той же, что создавала для организации архив изначально. Последний вариант гораздо удобней и практически исключает возможность ошибок и неточностей во вновь поступающих документах при их обработке.

Услуга ввода данных – этапы.

Каждый документ предназначенный для встраивания в архив и охранения, проходит через процедуру обработки. Она состоит из нескольких этапов:

• подготовка к сканированию (документ отделяется от подшивки);
• если это необходимо – создаётся его копия;
• документ сканируется, в результате мы получаем его электронную копию в формате, удобном для дальнейшей работы;
• электронная копия вводится в архив, помечается как принадлежащая к какому-либо разделу архива.

Для оцифровки используются специальные промышленные сканеры, обладающие высокой производительностью и хорошим разрешением (последнее позволяет оцифровывать не только текстовые документы, но и графику всех видов).

Ввод в архив документа производится, обычно, с рабочей станции, мощного компьютера, являющегося частью корпоративной сети или имеющего к ней удалённый защищённый доступ.

В последнем случае рабочая станция находится на территории компании, оказывающей услуги вводаданных – её сотрудники и занимаются пополнением архива, поддержанием его работоспособности.

Особенности ввода данных в архив

Услуга ввода данных в уже существующий архив предполагает тщательную работу с каждым новым документом. Встроить его в систему – значит, определить принадлежность к тому или иному разделу каталога, связи с другими документами, создать точное и емкое описание (карточку документа), которая служит своеобразным паспортом для каждого нового материала, вводимого в архив.

Таким образом, ввод данных позволяет не накапливать бумажные документы и в режиме реального времени пополнять архивную базу актуальными материалами.