Обработка архивов

Наш век – это век бизнеса и деловых отношений. При атмосфере колоссального оборота документов, как бумажных, так и электронных, необходимо постоянно следить за их хранением и надлежащим применением. Соответственно, такая необходимость порождает спрос на услуги по обработке архивов.

Обработка архива подразумевает, прежде всего, полный порядок документов, от сохранности которых зависит судьба любой компании или частного предприятия. Именно поэтому сейчас в более или менее крупных городах СНГ на почтовый ящик молодых развивающихся компаний ежедневно приходят десятки предложений, связанных с услугами по обработке архива.
 

Услуги по обработке архива включают в себя следующие категории:

- экспертизу ценности документов
- подготовку документов к хранению
- оборудование личного архива в здании компании
- внеофисное хранение документов
- создание электронного архива

Экспертиза ценности документов проводится высококвалифицированными специалистами, задачей которых является сортировка документов, их опись, утилизация ненужных документов и определение срока хранения того или иного документа. Говоря простым языком, эксперт должен отделить действительные, то есть нужные документы, от недействительных, срок которых прошел. После сортировки специалисты составляют акт на уничтожение документов, не имеющих юридической силы, а нужные документы после описи уже сортируются по сроку своего возможного хранения.

После того как документы прошли экспертизу и были отсортированы, компании, предоставляющие услуги по обработке архива, обычно производят подготовку документов к хранению, которая включает в себя обшивку документов переплетом, их разграничение по категориям, томам, разделам, подразделам и папкам, в зависимости от срока их хранения.

Если заказчик желает оборудовать у себя на фирме личный архив, то компания-исполнитель выполняет все ремонтно-строительные работы по его созданию.

В случае, если владелец фирмы или предприятия боится за сохранность своих документов, компания, оказывающая услуги по обработке архивов, берет функцию их хранения на себя, предоставляя заказчику оснащенное помещение для архива. Существует три типа хранения: кратковременное – когда документы хранятся до 10 лет, долговременное – больше 10 лет, и долгосрочное – когда документы необходимо хранить больше 10 лет или на протяжении всего существования компании.

Когда документы переданы в архив, компания-исполнитель создает для заказчика детальный электронный архив с функцией обновления, где хранится полная информация о каждом бумажном документе, хранящемся в архиве.