Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это установление сроков хранения документов и определение их ценности в целях отбора на долговременное, в том числе - государственное хранение.  В  процессе экспертизы ценности документов решаются следующие задачи: во-первых, из откладываемых в делопроизводстве документов отбираются для вечного хранения  ценные  документы,  а  также документы  длительных  сроков   хранения   (свыше   десяти   лет),   имеющие долговременное практическое значение; во-вторых,  выделяются  к  уничтожению документы  с  истекшими  сроками  хранения,  а  также  черновики,   дублетные экземпляры, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие  практическое  и справочное значение.         

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, муниципальной или частной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается».

Экспертиза ценности документов проводится в  несколько  этапов:

Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел

б) при регистрации поступающих в учреждение документов

в) при формировании документов в архивное дело

Второй  этап экспертизы ценности документов проводится после завершения их в делопроизводстве на  стадии  подготовки  к передаче дел  в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности документов проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив или на  государственное хранение.

Важным  принципом  отбора  документов  на  хранение  является   принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и  дает  ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений. Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так  как  одни  документы  дополняют  другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для утверждения результатов экспертизы ценности документов в каждой организации создаются экспертные комиссии (ЭК). ЭК - совещательный  орган, решения которого утверждаются руководителем организации.

Наши специалисты помогут Вам провести грамотно практическую  экспертизу ценности документов, и дадут все необходимые консультации по всем вопросам архивного делопроизводства.